Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"Penelitian yang dilakukan dalam rangka penyusunan tesis ini bertujuan untuk memperoleh gambaran tentang pelaksanaan sistem pengelolaan rekod di program studi terakreditasi 'A' di Universitas Indonesia dan membuat usulan mengenai model sistem pengelolaan rekod di program studi dan fakultas untuk dapat diterapkan oleh program studi yang masih terakreditasi 'B' atau 'C'. Variabel yang diteliti adalah sistem pengarahan/distribusi dan pemanfaatan, sistem pemeliharaan yang mencakup pengumpulan rekod, penyiapan pemberkasan, sistem pengelompokan, sistem penataan rekod, sarana penyimpanan, sistem temu balik, dan sistem penyusutannya. Penelitian dilaksanakan sejak bulan Desember 2001 sampai April 2002 di 11 program studi (50 persen) dari total 22 program studi di Universitas Indonesia yang telah terakreditasi 'A'.Data penelitian dikumpulkan dengan menggunakan metode wawancara dan pengamatan langsung. Wawancara dilakukan dengan Ketua/Sekretaris program studi atau dengan pejabat yang ditunjuk. Untuk mempermudah pengumpulan data, peneliti menggunakan pedoman wawancara dan pengamatan.Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1) jenis rekod yang terkumpul di program studi di fakultas yang hanya memiliki satu program studi, seperti program studi Psikologi di Fakultas Psikologi, lebih banyak daripada program studi di fakultas yang memiliki banyak program studi, seperti program studi Teknik Mesin di fakultas Teknik. 2) Program studi umumnya memahami rekod yang terkumpul sebagai Surat atau Arsip. 3) Penerapan sistem pengelolaan rekod aktif di program studi didasarkan pada jumlah staf yang ada bukan pada karakteristik program studi, seperti gedung yang terpencar. 4) Pengguna rekod korespondensi adalah pimpinan, staf administrasi dan staf pengajar, pengguna berkas rekod mahasiswa aktif adalah pimpinan program studi dan Pembimbing akademik, pengguna berkas rekod mahasiswa alumni adalah pimpinan program studi dan mahasiswa alumni, pengguna berkas rekod kepegawaian adalah pimpinan program studi dan staf administrasi serta staf pengajar, pengguna rekod skripsi adalah pimpinan program studi, staf pengajar, dan mahasiswa. Pengarahan rekod di program studi dilaksanakan secara berbeda-beda. 5) Pemeliharaan terhadap isi dan fisik rekod belum dilakukan secara baik, seperti tidak dilakukan pencatatan peminjaman, tidak dilakukan pemberkasan, pengelompokan, dan program studi terutama di fakultas yang memiliki banyak program studi kurang memperhatikan sarana untuk penyimpanan rekod. Penataan rekod korespondensi terutama belum dilakukan secara baik, kecuali penataan berkas rekod mahasiswa aktif, berkas rekod mahasiswa alumni serta berkas rekod kepegawaian. Akibatnya waktu yang diperlukan untuk menemu balik rekod korespondensi bergantung pada `kebaruan' rekod 6) Karena tidak ada Jadwal Retensi, maka penyusutan rekod didasarkan pada `pendapat pribadi' atau 'common sense' dan nilai `urgensi' rekod. Akibatnya penyusutan hanya dilakukan pada rekod korespondensi, bukan pada berkas rekod mahasiswa aktif dan berkas rekod mahasiswa alumni. Untuk memperbaiki sistem pengelolaan rekod ini, program studi terutama perlu untuk melaksanakan Program Pengelolaan Rekod.

---

Model of Records Management Systems: A Case Study of the Implementation of Records Management Systems in University of Indonesia's Departmental Studies Accredited 'A'.The objective of this study is to describe the implementation of record management system in University of Indonesia's departmental studies that are accredited `A' and to propose a model for the records management systems to be implemented by the school managers where the departmental studies are still accredited `B' or `C'. The study was carried out from December 2001 till April 2002.The study focused on the implementation of records management components excluding the creation stage: 1) the records collected in each departmental study, 2) the active records management; 3) the distribution system and use; 4) the maintenance system: content and physical maintenance including filing system, classification, arrangement or record storage and retrieval system of the records; and 5) the disposition system. The data collected in this study were gathered through direct interview and observation.The study found that: 1) the types of records collected in psychology, computer and law studies amount more than the records collected in the French Literature Department in the Humanities Studies, Physical Department in the Mathematical and Physical Science, Criminology, Communication, and International Relation Departments in Political and Social Sciences, and Mechanical, Gas and Energy, and Electronically Departments in the School of Engineering; 2) generally records are either perceived as letters or archives; 3) psychology, computer and law studies implement decentralization system in the management of active records, while department(s) in the School of Literature, Mathematics and Physics Science, Politics and Social Sciences, and the School of Engineering implement either decentralization or centralization system based on the number of administrative staff; 4) distribution of incoming and outgoing mails or correspondence records varies among departmental studies. Users of correspondence records are management team and teaching faculty, users of students records are management team and academic advisors, users of graduate records are management team and the graduates themselves, users of personnel records are management team, teaching faculty and administrative staffs, and users of `skripsi' or theses are management team and teaching faculty; 5) generally maintenance is badly done. None of the departments maintain records physically, only Psychology and French Literature studies file the records, there is no classification system, the arrangement of correspondence records are bad. Nevertheless, the arrangement of student and personnel records are generally good. As a result, the time required to retrieve correspondence records depends on the `new-ness' of the records being received or sent; and 6) disposition is badly treated. There is no retention schedule to guide the necessary steps taken after retention period of records expire so that disposition of records is based on the common sense of the administrative staff and urgency factors. To improve records management practices, the management team, either the dean or university rector, should implement a record management program."

"Penelitian ini dilatarbelakangi dari adanya suatu keputusan yang dirasakan banyak kendala ketika diimplementasikan. Timbulnya kendala dimaksud kemungkinan disebabkan oleh beberapa faktor, satu di antaranya adalah arsip dinamis yang digunakan untuk membuat keputusan kemungkinan tidak lengkap. Arsip dinamis yang tidak lengkap mencerminkan bahwa pengelolaannya belum baik sehingga informasi yang terkandung di dalamnya belum bisa diberdayakan secara maksimal untuk membuat keputusan. Keputusan yang dibuat tanpa dukungan informasi yang lengkap akan menghasilkan keputusan yang beresiko. Ada beberapa tujuan penting yang akan dicapai melalui penelitian ini, yakni mengkaji (1) manfaat arsip dinamis dalam pengambilan keputusan, (2) keterkaitan manfaat arsip dinamis dengan fungsi manajemen, (3) kelengkapan arsip dinamis yang digunakan untuk pengambilan keputusan, (4) hambatan dalam pencarian arsip dinamis, (5) faktor penyebab timbulnya hambatan pecarian arsip dinarnis, dan (6) upava mengatasi faktor penghambat pencarian arsip dinamis (7) kesan pimpinan terhadap arsip dinamis yang ada di unit kerjanya. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif, dengan obyek penelitiannya adalah arsip dinamis dan keputusan yang ada di PPPG Kejuruan. Subyek penelitiannya adalah unsur pimpinan, yang terdiri dari Pejabat Eselon IV. Ketua Jurusan dan Koordinator Penelitian & Pengembangan, Data dikumpulkan melalui wawancara, observasi dan studi dokumen. Wawancara dilakukan terhadap 4 Pejabat Eselon IV, 5 orang Ketua jurusan dan 1 orang Koordinator Litbang. Observasi dilakukan dilakukan di unit kerja masing-masing untuk melihat kelengkapan arsip dinamis yang ada. Studi dokumen dilakukan dengan menelaah SK yang mengatur tentang tugas pokok PPPG Kejuruan dan unit kerjanya. Data yang masuk diolah dengan analisis deskripsi. Data dimasukkan ke dalam katagori-katagori dan dicari hubungan/pengaruhnya satu sama lain. Hasil penelitian menggambarkan bahwa arsip dinamis yang ada sudah dimanfaatkan sebagai salah satu sumber informasi dalam pengambilan keputusan. Namun kadang-kadang ada arsip dinamis yang tidak bisa ditemukan/tidak tersedia ketika diperlukan untuk mengambil keputusan. Hal ini disebabkan oleh faktor petugas arsip dinamis, sistem penyimpanan, keterbatasan alat, peminjaman arsip dinamis yang tidak tertib atau kombinasi faktor-faktor dari itu. Antisipasi pimpinan untuk mengatasi kendala ini berupa meningkatkan kompetensi petugas melalui penataran/pemagangan maupun pembinaan baik yang sudah dilaksanakan maupun masih dalam taraf usulan. Usulan segera dibakukannya sistem penyimpanan arsip dinamis menjadi harapan dari seluruh pimpinan untuk mengatasi kesulitan dalam pencarian arsip dinamis. Memperhatikan hasil penelitian yang demikian, direkomendasi alangkah baiknya kompetensi dan kedisiplinan/tanggung jawab petugas arsip dinamis ditingkatkan, sistem penyimpanan segera distandarkan, membuat prosedur peminjaman arsip dinamis dan segera dibuat kebijakan manajemen arsip dinamis sebagai landasan operasionalnya."

"Masalah utama yang dibahas dalam penelitian ini adalah kegiatan layanan rujukan kearsipan di Bidang Layanan Arsip Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Jakarta dan masalah yang sama di Bagian Akses Arkib Negara Malaysia (ANM) di Kuala Lumpur sebagai pembanding.Secara rinci masalah yang dikaji dalam penelitian ini adalah (1) petugas layanan rujukan kearsipan, (2) proses layanan rujukan kearsipan meliputi; (a) peraturan akses, (b) peraturan penggunaan, (c) metode layanan, (d) jenis-jenis layanan dan (e) fasilitas layanan di Bagian Layanan Arsip ANRI dan Bagian Akses ANM sebagai pembanding.Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan perbandingan pelaksanaan kegiatan layanan rujukan kearsipan di ANRI dan ANM.Penelitian ini adalah penelitian komparatif dengan menggunakan metode kualitatif yang menjelaskan semua variabel yang ditemukan dalam penelitian dan membandingkan perbedaan dan persamaannya. Penelitian ini dilakukan dengan pengamatan langsung, wawancara, pengisian kuesioner dan penelitian dokumen.Hasil penelitian adalah (1) ANRI belum memiliki peraturan pelaksanaan dari UU No. 7/1971 yang terkait dengan layanan rujukan sebaliknya ANM sudah memiliki peraturan pelaksanaan dari UU No. 44/1966 berkaitan dengan layanan rujukan, (2) secara kuantitas, ANM memiliki petugas layanan rujukan kearsipan lebih banyak daripada ANRI. Demikian pula, secara kualitas, ANM memiliki petugas profesional kearsipan yang bertugas di bagian layanan lebih banyak daripada ANRI, (3) peraturan akses di ANRI dan ANM adalah semua arsip dapat diakses oleh pemakai terkecuali arsip rahasia, kondisinya rapuh dan yang mengganggu keamanan negara, perbedaannya ANRI menentukan ketentuan arsip tidak dapat diakses apabila belum ada sarana temu kembalinya, ketentuan ini tidak ada di ANM dan ANM menetapkan arsip dapat diakses apabila sudah melebihi usia 25 tahun, ketentuan ini tidak ada di ANRI, (4) peraturan penggunaan berbeda antara ANRI dan ANM dalam jam layanan dan proses registrasi dan identifikasi pemakai, sedangkan persamaannya dalam persyaratan pemakai, pernyataan kebijakan untuk pemakai, larangan membawa masuk barang-barang bawaan pemakai dan peraturan umum untuk memperlakukan bahan arsip, (5) metode layanan di ANRI sama dengan ANM yaitu tatap muka, melalui surat dan komunikasi telepon, (6) Persamaan jenis layanan ANRI dan ANM adalah layanan penelitian, pertanyaan dan permintaan bahan arsip, layanan penggandaan fotokopi, foto, mikro film, print out mikro film dan layanan pengesahan salinan bahan arsip. Perbedaan jenis layanan yang diberikan oleh kedua lembaga ini adalah ANRI memberikan layanan penggandaan film dan kaset yang tidak diberikan oleh ANM dan ANM memberikan layanan peminjaman bahan kepada lembaga-lembaga pemerintah dan layanan membuat transliterasi yang tidak diberikan oleh ANRI, (7) fasilitas layanan yang terdapat di ANRI dan ANM adalah lobi, ruang pameran, ruang konsultasi, ruang baca, ruang transit/penggandaan dan ruang perpustalcaan. Fasilitas layanan yang dimiliki ANM yang tidak ada di ANRI adalah kaunter pendaftaran/registrasi, kaunter layanan, ruang mikro film, ruang audio, ruang video, ruang diskusi dan ruang finding aids.

---

The main issue exposed in this study is comparing reference services at The Reference Service Department of The National Archives of The Republic of Indonesia (NARI) in Jakarta and The Access Department of The National Archives of Malaysia (NAM) in Kuala Lumpur.

The detailed issues discussed in this study are (1) reference staff, (2) access policies, (3) policies for use, (4) service method, (5) types of service, (6) reference facilities at The Reference Service Department of NARI and The Access Department of NAM as a compared institution.

The purpose of this study is to describe the comparison of reference services at NARI and NAM.

This research is a comparative study using qualitative method by describing all of variables related to the issues to be studied, and comparing the similarities and or the differences found in the study. The data of the research are collected through various techniques such as observation, interview, questionnaires, and studying documents.

The results of this study are that: (1) NARI do not have the technical regulation of Archives Act of Indonesia 7/1971 in relation to reference services, while NAM already have the technical regulation of Archives Act of Malaysia 44/1966 in relation to reference services (2) NAM have more reference staff than NARI and also NAM have more reference professional staffs than NARI, (3) access policies at NARI and NAM are that all archival materials could be accessed by user except confident records, damaged records, and records containing sensitive issues which may threaten national stability; The while differences between NARI and NAM lie on that NARI determines archives could not be accessible if they have no finding aids and NAM determines that public archives should be made available to the public after twenty-five years, (4) the differences of the policies for use between NARI and NAM lie on hours of operation and registration and identification of users process, while their similarities lie on rule of users, policy statements for users, limiting personal materials and general rules for handling materials, (5) the methods of reference services at ANRI and ANM are face-to-face, letters and telephone calls, (6) the types of reference services at NARI and NAM are research, general inquiries and requesting materials services; reprographic services including photocopy, photographic reproduction, microfilm duplication, microfilm off-prints and certification of archival materials as true copies, while they differ in that NARI provides film and cassette reproduction and NAM provides loan of archival materials to creating agencies especially Government Departments and transliteration services, (7) both NARI and NAM have the same reference facilities such as lobby, exhibition room, reader- consultant room, photocopy room and library room, while the reference facilities which are available only in NAM are registration counter, service counter, microfilm room, audio room, video room, discussion room, and finding aids room."

"Akuisisi arsip merupakan proses penambahan khasanah arsip pada lembaga kearsipan dengan melalui transfer, donor, pinjaman, dan pembelian yang dilakukan atas dasar kebijakan akuisisi. Setelah diberlakukannya otonomi daerah, Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta bertugas untuk mengelola arsip statis daerah di lingkungan Propinsi DKI Jakarta.Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan akuisisi arsip statis di Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta Aspek-aspek dari penelitian adalah (1) aspek kebijaksanaan yang terdiri alas sub aspek kelembagaan, prioritas, pedoman, anggaran, dan koordinasi dengan sumber arsip, (2) aspek prosedur akuisisi yang terdiri dari survey/pendataan, penataan, penilaian, pengiriman dan penerimaan, dan (3) aspek sumber daya manusia dengan sub aspek pejabat struktural Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta, pejabat dan petugas dari unit kerja terkait, arsiparis.Penelitian ini merupakan studi kasus dengan menggunakan pendekatan kualitatif dengan tujuan untuk memperoleh pemahaman tentang aspek-aspek dari penelitian ini. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, pengamatan, dan penelitian dokumen. Sedangkan yang menjadi informan dalam penelitian ini adalah pejabat struktural Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta, pejabat/petugas dari unit kerja pemilik arsip dan arsiparis.Adapun teknis pengolahan data dalarn penelitian ini adalah menganalisa data yang diperoleh, kemudian menggolongkannya kedalam kategori yang sesuai dengan aspek penelitian. Setelah itu melakukan intepretasi data dengan berdasarkan pada teori dan kebijakan untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi penyebab timbulnya permasalahan. Dan yang terakhir adalah penyajian hasil penelitian.Hasil penelitian menunjukkan bahwa (1) belum adanya kebijakan khusus mengenai akuisisi arsip statis membawa dampak dalam menentukan (a) prioritas unit kerja dan arsip yang akan diakuisisi, (b) tidak adanya pedoman dalam pelaksanaana akuisisi arsip statis, (c) melakukan koordinasi dengan unit kerja, karena tidak diperkuat dengan peraturan secara resrni yang mengatur hal ini; (2) pelaksanaan akuisisi arsip statis telah berjalan dengan berpedoman pada Modul Akusisi Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi, dengan urutan kegiatan terdiri dari survey/pendataan, penataan, penilaian, pengiriman dan penerimaan. Penyusunan pedoman dan modul tersendiri tentang pelaksanaan akusisi arsip statis yang disusun sesuai dengan kebutuhan Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta merupakan langkah untuk mengoptimalkan kegiatan akusisi arsip statis daerah; (3) pengetahuan di bidang kearsipan dan perhatian dari pejabat struktural Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta merupakan dukungan yang positif pada kegiatan ini. Hal tersebut merupakan motivasi bagi arsiparis dan petugas pelaksananya untuk terus belajar dalam meningkatkan kemampuan dan pengetahuan dibidang kearsipan. Untuk mengatasi masalah kekurangan tenaga pelaksana, diperbantukan tenaga kontrak. Diperlukan adanya sosialisasi dan peningkatan pengertian dan pengetahuan dari unit kerja, terutama untuk para pejabatnya dan tenaga kearsipan mereka, sehingga kegiatan akuisisi arsip statis dapat berjalan dengan baik.

---

Acquisition of archives is the process by which archives add to on holding archives in institutional archives with transfer, donor, loan and the purchasing based on the acquisition policy. After the local autonomy is conducted, Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta is in charge to arrange the local archives surrounding Propinsi DKI Jakarta.

This study is purposed to know about the implementation of the acquisition of archives at Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta. The aspects of the study are ( I ) policy aspect that consist of sub-institutional aspect, priority, orientation, budget, and coordination to archives source, (2) acquisition procedure aspect including survey, appraisal, arrangement, transferring and accessioning, and (3) human resources aspect with the sub-structural official functionary aspect at Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta, the official functionary and the custom of the task force, archivist.

The observation is case study and qualitative approach with the purpose to maintain the comprehension about the aspects from the observation. As regards the data collecting technique that used are interview, observation, and document research. Whereas the informer of the study is the structural official functionary of Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta, official functionary / custom of the task force and archivist.

Concerning the data collecting technique is to analyze the available data, then classify it into the right category with the observation aspect.

After that data interpretation based on the policy and theory to find out about all factors caused problems. And the last things is to present to result of the observation. The result of observation shows that : (1) proceeding special policy about the acquisition of archives carry the effects in deciding (a) task force priority and the archives will be acquisized, (b) there is no direction about the implementation of the acquisition of archives, (c) coordinating with the task force, because it doesn't have strong rule officially to arrange that; (2) The implementation of acquisition of archives is on the way which directed by Modul Akusisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan, with activity order consist of survey, appraisal, arrangement, count, transferring and accessioning. The arrangement of direction and the module respectively about implementation of acquisition of archives that is arranged according to the need at Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta is a kind of step to optimize the activity of local acquisition of archives; (3) archival knowledge and the attention from the structural official functionary at Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta is a positive support to the activity. It is a kind of motivation to archivist and the custom to keep learning to enhance the archival skill and the knowledge. To overcome the lack of customs, some contract customs hired. The need of socialization, an increase of attention and the knowledge of task force, especially to the official functionary and the archives custom, so that the activity of acquisition of archives can move rightly."

"Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisa kondisi pra implementasi sistem kearsipan elektronik di Departemen Komunikasi dan Informatika (Depkominfo), dilihat clan persyaratan fungsional dan non fungsional kearsipan, dalam hal ini adalah persyaratan teknikal dan sumber daya manusia.Lokasi dari penelitian ini adalah Departemen Komunikasi dan Infonnatika yang terletak di Jalan Medan Merdeka Barat, No : 9, Jakarta Pusat. Dasar pemilihan lokasi adalah karena Depkominfo merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas membantu presiden dalam bidang teknologi informas dan bertanggung jawab dalam pengembangan e-government, sedangkan sistem kearsipan elektronik ini merupakan salah sate bentuk pengembangan e-government. Depkominfo juga telah mengeluarkan panduan manajemen sistem kearsipan elektronik.Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif dengan menggunakan teknik wawancara, pengamatan, dan penelitian dokumen sebagai metode pengumpulan data. Wawancara dilakukan pada 5 (lima) orang informan dan Depkominfo yang telah ditentukan, yang penulis anggap benar-benar mewakili dan memahami konteks masalah sehingga relevan dengan tujuan penelitian (informan kunci). Penelitian dilakukan pada akhir bulan Januari sampai dengan awal Maret 2006.Hasil penelitian menunjukkan bahwa kesiapan Depkominfo pra implementasi sistem kearsipan elektronik belum memenuhi persyaratan fungsional, sedangkan untuk persyaratan non fungsional, yaitu persyaratan teknikal, sudah eukup memenuhi syarat. Untuk sumber daya manusia, masih hams diberi pendidikan dan pelatihan tentang sistem kearsipan elektronik sehingga dapat memahami dan dapat mengoperasikan sistem kearsipan elektronik dengan baik. Ketidaksiapan ini dikarenakan belum adanya perhatian instansi dan sebagian besar pegawai Depkominfo terhadap masalah kearsipan.

---

The aim of this research is to analyze the pre implementation of electronic records system in Department of Communication and Informatics to fit in with functional and non functional requirements.

This research located at Department of Communication and Informatics (Depkominfo) in J1. Medan Merdeka Barat, 9'h Jakarta Pusat. Depkominfo as the object of this case study due to the fact that Depkominfo is the government institution which has responsibilities to develop information and e-government. Depkominfo also has published guidelines on electronic document management system.

The method used in this research is qualitative method with interview, observation and literature research as technical instruments to collect data and information. Interview has engaged with 5 particular key informant from Depkominfo. Considered representative and have sufficient knowledge relevant to the subject being studied. This research has conducted from the end of January till the early of March 2006.

The result of this research showing that the readiness of Depkominfo to implementation electronic records system from the aspect of functional requirements is not sufficient enough, whereas from of non-functional requirements. such as technical requirements, is good enough. For the human resources requirements, training and education concerning electronic records system to the relevant staff should be increased in order to give them sufficient understanding about electronic records system and able to operate the system perfectly. This uneasiness caused bay the lack of firm policy from the institution and consciousness of the staffs about the importance of records and recordskeeping."

"Penelitian ini dilakukan berangkat dari suatu pengamatan bahwa pola klasifikasi rekod di Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional (LAPAN) sudah tidak sesuai dengan fungsi yang diembannya dan belum dimilikinya Jadwal Retensi Arsip (JRA), terutama di luar bidang keuangan. Tidak sesuainya pola klasifikasi disebabkan fungsi Lembaga telah berubah sebagai konsekuensi dari reorganisasi yang dilakukan oleh LAPAN beberapa kali, namun pola klasifikasi belum disesuaikan dengan fungsi yang ada. Idealnya setiap kali ada perubahan fungsi, pola klasifikasi ikut disesuaikan. Sementara JRA yang mencakup seluruh rekod sebagai perangkat penyusutan belum dimiliki oleh LAPAN, JRA yang sudah ada baru sebatas pada rekod-rekod keuangan. Ada dua hal penting yang ingin dicapai dalam penelitian ini, yaitu : (1) melakukan tinjau ulang model pola klasifikasi yang ada untuk disesuaikan dengan perubahan fungsi LAPAN, dan (2) untuk membangun model Jadwal Retensi Arsip LAPAN di luar bidang keuangan. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif (descriptive research). Obyek penelitian adalah rekod-rekod yang dikelola LAPAN sebagai basil transaksi bisnis organisasi dan subyeknya adalah para pimpinan dan staf di unit central file (ada 9 unit) dan records centre (1 unit). Metode pengumpulan data dilakukan dengan tiga cara, yaitu : observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Observasi dan wawancara dilakukan di unit central file dan records centre. Analisis data dilakukan dengan metode deskriptif

---

This research begins from an observation that the record classification scheme at the Indonesian National Institute of Aeronautics and Space (LAPAN) is not suited to the function it is meant for anymore and there is as yet no Records Retention Schedule (JRA), especially outside the financial sector. The unsuitability of classification scheme is the result of the change in the function of the Institute as the consequence of reorganization carried out several times by LAPAN, but the classification scheme has not yet been adjusted to existing functions. The ideal thing is that every time there is a change of function, the classification scheme should also be adjusted. While LAPAN has not yet possessed JRA that covers the entire records as a tool of disposal, existing JRA is only just for financial records.

There two important things that this research wishes to achieve: (1) reviewing existing classification scheme for adjustment to function changes in LAPAN, and (2) developing LAPAN Records Retention Schedule outside the financial sector. This research uses descriptive approach (descriptive research).

The objects of research are records which are maintained by LAPAN as the result of organizational business transactions and the subjects are the principals and the staff in central file (there are 9 units) and records centre (1 unit). The data collection are in three ways i.e.: observation, interview, and documentation study. Observation and interviews are done at the central file and records centre. The data are analysed qualitative descriptive method. The results of the"

"Ketepatan penentuan retensi dan nasib akhir Arsip merupakan sasaran dari kegiatan penilaian Arsip. Untuk mewujudkan sasaran tersebut diperlukan SDM penilai yang mampu memahami fungsi, aspek penilaian dan kegunaan arsip bagi kepentingan internal dan eksternal organisasi. Oleh karena itu, kegiatan penilaian merupakan kegiatan yang cenderrng sulit dan subyektif. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran praktek penilaian Arsip dalam proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip ( JRA ) di instansi pemerintah khususnya pads departemen. Metode yang digunakan adalah metode deskriptif dengan teknik penelitian survey yang mempergunakan kuesioner tertutup. Variabel bebas dalam penelitian ini adalah SDM penilai, prosedur dan teknik penilaian arsip sedangkan variabel terikatnya adalah penilaian arsip. Keseluruhan departemen dijadikan sebagai populasi, sedangkan sampelnya adalah departemen yang sudah mempunyai JRA secara keseluruhan, sebagian, dan draft. Data hasil kuesioner dibuat rekap dan dimasukkan dalam table frekuensi untuk melihat besarnya prosentase. Untuk mewujudkan penilaian Arsip yang dapat dipertanggungjawabkan, diperlukan SDM penilai Arsip yang memahami fungsi organisasi dan substansi penilaian Arsip (prosedur dan teknik penilaian). Hasil penelitian menunjukkan bahwa jenjang pendidikan SDM sebagian besar strata 1 dan telah mendapat diktat kearsipan. Akan tetapi, sebagian besar penilai belum mendapatkan diklat kearsipan dengan materi khusus penilaian Arsip. Berkaitan dengan prosedur penilaian arsip menunjukkan bahwa sebagian besar departemen melalui prosedur pembentukan tim, inventarisasi dengan menggunakan metode gabungan, rekapitulasi data , serta penentuan retensi Arsip yang melibatkan unit kerja dan instansi terkait. Datam penggunaan teknik penilaian, terlihat kecenderungan penggunaan nilaiguna dan berbagai aspek lain yang terkait seperti nilai informasi, aspek hukum, serta aspek biaya dan resiko pengelolaan.

---

The precision of determining retention and the end destiny of records is the main objective of a records appraisal activity. In order to reach the objective Human Resources being capable in understanding functions, appraisal aspects and records usages for internal and external interests of organizations in needed. The aim of this research is to find out the description of records appraisal practice within the arrangement of records retention process in government institutions especially in the departments.

The method used is a descriptive method by means of the survey research technique which utilizes questionnaires. The independent variables in this research are human resources, procedure, and appraisal technique, whereas the dependent variable is records appraisal. The whole departments are included as a population. whereas the sample is departments which have already had comprehensive records retention schedule or draft forms. Data collected have been made in a recapitulation form and it is input into a frequency table in order to be able to see the percentage a amount. The result of this research shows that the education level of almost all of the human resources is bachelor degree, and they have attended records management training. However, most of the appraisers have not attended records training in the manner of specific material, namely records appraisal yet.

The result which is related to the procedures of records appraisal shows that most of the departments have established a committee in change of records appraisal. The committee deals with the usage of consolidation method, recapitulations data, as well as determining records retention which involves related work unit and institutions. In utilizing appraisal technique, it is seen a preference of using the value-utilization and various other aspects which are related, such as, information value, rules aspects, as well as budget aspects and management risks."

"Tesis ini membahas tentang manajemen arsip vital perguruan tinggi di Universitas X. Aspek yang dikaji adalah manajemen arsip vital (penciptaan atau penerimaan, pemeliharaan dan penggunaan, penyimpanan atau penyusutan) dan jenis arsip vital. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Cara yang digunakan dengan melakukan analisis organisasi, yaitu melalui penilaian makro (macro appraisal) dan analisis fungsi bisnis dengan melihat proses bisnis. Pengumpulan data juga dibantu dengan observasi, kuesioner, dan wawancara.Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsip vital belum dilakukan identifikasi secara menyeluruh terhadap arsip-arsip yang dihasilkan atau diterima oleh unit kerja, standarisasi dalam hal desain media rekam informasi vital belum dilakukan, pengaturan terhadap pembatasan akses terhadap arsip vital belum memiliki keseragaman, prosedur untuk mengelola arsip belum menggambarkan prosedur kearsipan yang dibutuhkan, penyimpanan arsip vital belum dilakukan sesuai standar penyimpanan arsip vital, penyusutan arsip belum pernah dilakukan kecuali untuk arsip yang rusak. Penelitian ini juga telah mengidentifikasi unit kerja yang potensial menghasilkan arsip vital dan jenis arsip vital Universitas X.Rekomendasi yang diberikan dari penelitian ini adalah pembuatan program arsip vital sebagai usaha perlindungan dan penyelamatan arsip vital Universitas X sekaligus sebagai bentuk pelaksanaan kewajiban dalam melaksanakan undang-undang dan bukti pertanggungjawaban akuntabilitas kinerja universitas kepada masyarakat. Rancangan program arsip vital dalam penelitian ini dapat disempurnakan untuk diterapkan di Universitas X. Penelitian juga merekomendasikan untuk pendirian Arsip Perguruan Tinggi sebagai tempat simpan arsip vital sekaligus sebagai tempat penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan dengan penggunaan koleksi arsip oleh sivitas akademika dan masyarakat umum.

---

The thesis is about the management of university vital records at X University. The aspects of this research are the vital records management (the creation or receipt, maintenance and use, preservation or disposal) and series of vital records. The research is qualitative research by doing analysis of the organization function with macro appraisal and analysis the business function by describe the business process. Data analysis use the vital records criteria, legal analysis and risk analysis.The results indicate that vital records has not been identified yet for all of the records which is created or receipt by the unit activity, standardization for the some records media has not been done yet , there was no rule for the access records restriction, the records procedure did not describe the procedure is needed, the lodging of vital records is not according to standards and the distriction of the vital records has not done yet except for the damaged records. This research also has identified potential of units ativity and the series of vital records of X University.Recommendation for the X University are to make of vital records program in order to protect and to save the vital records X University as well as the implementation of records. Recommendation is also given to build the Archive University as the lodging of vital records and as a research centre for the academica civitas and for the public."

"Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis program pengembangan koleksi, pemanfaatan dan kebutuhan pemustaka Perpustakaan LAIN Antasari Banjarmasin. Dalam pengumpulan data, penelitian ini menggunakan metode kuantitatif dan kualitatif. Teknik analisis data menggunakan metode analisis deskriptif. Hasil penelitian ini menunjukkan sebagian kebutuhan pemustaka belum terpenuhi dengan koleksi yang tersedia. Secara khusus menyarankan kepada Perpustakaan IAIN Antasari Banjarmasin agar memberikan perhatian terhadap pengadaan koleksi untuk jurusan yang ketersediaan koleksinya masih kurang seperti jurusan Pendidikan Bahasa Arab, Tadris Bahasa Inggris, Tadris Matematika, Ekonomi Islam, Perbankan Syari'ah, Bimbingan Penyuluhan Islam dan Komunikasi dan Penyiaran Islam untuk meningkatkan kualitas pembelajaran.

---

The purpose of this research is to identify and analyze the the collection development program, the use and the user's needs of IA1N Antasari Banjarmasin Library. In this research, the researcher use quantitative and qualitative approaches to collect the data and uses descriptive analysis for the data analysis technique. The result of this research shows that the available collection cannot fulfill some of user's need.

It is suggested that the library of LAIN Antasari Banjarmasin give more attention to the collection acquisition for the program that has limited collection, such as Arabic education, English Education, Mathematics education, the Economy of Islam, Islamic Banking, Islamic counseling, and Islamic communication and publication in improving learning quality."

"Arsip adalah salah satu sumber informasi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen. Arsip dinamis inaktif adalah bagian dari arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit-unit kerja IAIN Mataram. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik penelitian menggunakan wawancara dan observasi, sedangkan analisis data menggunakan metode deskriptif. Hasil penelitian ini memberikan gambaran tentang kondisi pengelolaan arsip dinamis inaktif di IAIN Mataram. Penelitian dimaksudkan untuk memberikan masukan dan manfaat bagi lembaga untuk lebih memperhatikan kondisi pengelolaan arsip dinamis di unit kerja, khususnya arsip dinamis inaktif agar tercapai efektivitas dan efisiensi pengelolaan kearsipan IAIN Mataram sebagai lembaga perguruan tinggi.

---

Record is one of the very important information resources in supporting administrative and management activities. Inactive record is a record that is referenced fewer than ten times a year.

This research has some purposes in identifying and analyzing management inactive record in departments in State Islamic Institute of Mataram. This research uses qualitative approaches with interview and observation for data gathering, and descriptive method for technique analysis.

The result of this research gives description about management inactive record condition in State Islamic Institute of Mataram and intended to give input for development benefit for the institute. The input is about management record, especially management in inactive record to be more effective and efficient."